Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку
Novie-adresa.ru

Строительный портал

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку нужно внести, но место напрочь отсутствует.

Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом – заведением вкладыша.

Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?

Как его следует вшить, заполнить?

Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

Вопросов у кадровика, особенно начинающего и неопытного, может возникнуть предостаточно. Попробуем разобраться, как максимально правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы ни одна проверка не подкопалась.

Для чего нужен?

Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

Пример. Сотрудник собирается на пенсию.

Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

Кто ответственен за приобретение?

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Внесение записи

Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

Вшивать документ или нет?

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

    Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.

Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.

Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.

Закрепляют нить крепким узлом.

  • Запечатывать сургучом не нужно.
  • В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

    Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

    Технически вшивать удобнее в середину.

    Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

    Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

    О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

    Особенности заполнения

    Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

    Рассмотрим основные моменты:

      Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш, испорченный документ покрывается за счет работодателя.

    Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).

    Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).

  • На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.
  • Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

    Сквозная или сплошная нумерация?

    Распространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.

    Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.

    То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.

    Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

    Где и как регистрируются?

    Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

    1. Порядковый номер.
    2. Дата оформления вкладыша.
    3. Ф.И.О владельца документа.
    4. Серию, номер документа.
    5. Должность.
    6. Структурное подразделение.
    7. Подпись ответственного лица.
    8. Роспись работника.

    Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

    Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции. Ведь вкладыш – это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

    Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.

    А вот правильно оформленный документ – это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.

    Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.

    Оформление вкладыша в трудовую книжку

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
    +7 (499) 350-80-69 (Москва)
    +7 (812) 309-75-13 (СПб)

    Это быстро и бесплатно !

    Трудовая имеет ограниченное количество страниц. Когда они полностью заканчиваются, работодатель может использовать специальные вкладыши.

    Каким образом они заполняются и как выглядят? Каков порядок ведения данного документа? Ответы на эти вопросы вы узнаете в данной статье.

    Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

    Активный карьерный рост или частая смена мест трудоустройства со временем приводят к тому, что листы трудовой книжки (далее ТК) заканчиваются.

    Это вовсе не означает, что гражданин больше не может работать или обязан оформлять новую трудовую. Работодатель в такой ситуации должен заполнять специальный вкладыш.

    Данный документ, обладающий особой степенью защиты, является дополнением к ТК. Он предоставляется организации вместе с трудовой. Вкладыш заполняется в том же порядке, что и сама ТК.

    Как выглядит вкладыш в трудовую книжку?

    Стандартная форма данного документа, дополняющего ТК, закреплена Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года. Заказать вкладыш можно в специализированных организациях, обладающих соответствующей лицензией.

    Внутри документ выглядит как трудовая и имеет собственный идентификационный номер. Вкладыш содержит 9 разворотов, касающихся трудовой деятельности гражданина, и 8 разворотов, на которые вносится информация о награждениях сотрудника.

    При заполнении документа в ТК, оформленной на имя сотрудника, должна быть сделана пометка о выдаче вкладыша.

    Стоит отметить, что руководитель обязан ставить соответствующий штамп, содержащий индивидуальный номер и серию, каждый раз, как заводит новый вкладыш.

    Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

    Если раздел ТК о трудовой деятельности гражданина полностью закончен, руководитель ни в коем случае не должен вклеивать в документ чистые страницы из незаполненной трудовой, заводить новую ТК или вносить сведения о работе сотрудника в раздел о награждениях. В такой ситуации достаточно оформить специальный вкладыш.

    Данный документ обязательно должен быть в наличии у руководителя сотрудника. Вкладыши обычно предоставляются вместе с ТК, однако организация может заключить договор на их отдельную поставку. При этом документ подлежит обязательной регистрации в приходно-расходной книге.

    Если листы ТК закончились, сотрудник должен направить руководству организации, бухгалтеру или в отдел кадров соответствующий запрос на предоставление вкладышей в трудовую книжку.

    В запросе важно указать:

    • причины, по которым необходима выдача вкладыша;
    • ФИО сотрудника, которому он требуется;
    • дату оформления заявления;
    • подпись заявителя.

    Вкладыш выдаётся под роспись сотрудника.

    Порядок ведения вкладыша в трудовую книжку

    На титульном листе сотрудник, уполномоченный заполнять ТК и вкладыши к ним (обычно эту роль выполняет кадровик), должен указать фамилию, имя и отчество сотрудника, дату его рождения, полученное образование, занимаемую в организации должность, а также дату оформления.

    При этом неправильно вписывать дату, когда была заведена ТК, листы которой закончились. Важно указать дату оформления самого вкладыша.

    Если с момента заполнения ТК изменились персональные данные сотрудника, во вкладыш вносится новая информация (например, если работник сменил имя или получил повышение).

    Ниже перечислены основные нюансы, которые следует учесть при оформлении вкладышей:

    • порядок их заполнения не отличается от процесса ведения ТК;
    • нумерация должна продолжаться с того места, на котором закончились листы трудовой книжки (начинать нумерацию сначала нельзя);
    • любые изменения, вносимые в ТК, должны быть добавлены и в самом вкладыше;
    • незаконченная запись в трудовой может быть продолжена в дополняющем её вкладыше с того места, на котором остановился кадровик или иное лицо, уполномоченное вести данные документы;
    • печать на титульном листе должна стоять от той организации, которая завела конкретный вкладыш (если руководитель забыл проставить оттиск печати, а гражданин уже трудоустроился на другом месте, новый работодатель не вправе поставить свою печать).
    Читать еще:  Что нужно для восстановления паспорта при утере

    Документ в обязательном порядке подшивается к ТК и заполняется в соответствии с описанными выше правилами.

    Действителен ли вкладыш без трудовой?

    Как указывалось выше, данный документ дополняет оформленную на имя сотрудника ТК.

    Без трудовой вкладыш не имеет юридической силы, поэтому использоваться отдельно не может. Данное правило зафиксировано в Постановлении Правительства РФ № 225.

    Как изменить фамилию сотрудника?

    Если трудоустроенный работник поменял фамилию, новые данные обязательно вносятся в ТК и дополняющий её вкладыш.

    На титульном листе сотрудник, ответственный за оформление этих документов, аккуратно зачёркивает прежнюю фамилию гражданина одной чертой, а рядом вписывает новые сведения.

    На внутренней стороне обоих документов указываются реквизиты справки, на основании которой был подтверждён факт изменения персональных данных сотрудника. Информация заверяется печатью организации и подписью кадровика или иного лица, ответственного за оформление ТК.

    Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить

    Вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в документе работника закончились страницы для внесения новой информации. Он подлежит обязательной регистрации и должен быть заполнен в соответствии с регламентом заполнения трудовых книжек.

    Как оформить документ и где приобрести вкладыш – наиболее часто задаваемые вопросы среди владельцев малого бизнеса, так как не все предприятия имеют возможность заказать документы напрямую.

    Вкладыш в трудовую книжку

    Вкладыш может потребоваться в самых разных ситуациях, прежде всего тем, кто часто меняет место трудовой деятельности. При этом причинами вшивки вкладыша может служить активный карьерный рост работника организации, благодаря которому постоянное внесение данных об изменении должности и трудовых обязанностей может поспособствовать быстрому окончанию чистых страниц, поощрение сотрудника предприятия с занесением информации в трудовую книжку за какие-либо существенные заслуги перед руководителем фирмы, а также любые другие причины.

    Окончившиеся чистые листы для внесения информации о работнике – это не повод снижать производительность труда или значительно уменьшать свои заслуги на предприятии, так как именно для таких случаев законодательством был разработан вкладыш в трудовую книжку. Данный документ имеет определенные степени защиты от подделок и выпускается только на Гознаке, любая самостоятельная распечатка бланков для работодателя может закончиться лишением свободы за подделку государственных документов.

    Правила внесения информации во вкладыш устанавливаются Правилами, разработанными Министерством труда. Они закреплены в Постановлении Минтруда № 69, которое было принято 10 октября 2003 года.

    Образец вкладыша

    Образец вкладыша можно просмотреть на сайте Министерства труда или ознакомиться с представленным ниже.

    Книга учета трудовых книжек и вкладышей

    При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем. В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.

    Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.

    Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.

    Важно! Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц.

    В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.

    Обычно книга учета состоит из 13 разделов, данные в которые должен заносить работодатель при каком-либо перемещении трудовой книжки работника организации. В книге учета регистрируются не только сами трудовые книжки, но и вкладыши к ним под отдельным порядковым номером. Все даты, фигурирующие в журнале учета, должны быть формата ДД.ММ.ГГГГ, никакие сокращения, такие как проставление даты прописью, не допускаются. Например, «12 апреля 2018 года» будет неверной записью, правильно писать следующим образом: «12.04.2018».

    Обязательно вносится персональная информация работника, у которого работодатель взял трудовую книжку, а равно и оформил ее или вкладыш. В графе № 5 указывается фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия полностью, указание инициалов не допускается.

    Так как трудовая книжка и вкладыши в нее содержат собственную серию и номер, то в журнале определяется колонка для внесения такой информации. В унифицированной форме раздел является шестым по счету. В следующем разделе указывается должность работника, чья трудовая книжка находится у работодателя, при чем в обязательном порядке должность должна соответствовать всем документам и писаться аналогичным образом. Не допускаются сокращения, изменение информации или внесение новых данных.

    Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным. Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства. В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.

    Одиннадцатый раздел используется только в том случае, если работодатель самостоятельно выдал работнику трудовую книжку. В нем указывается стоимость, которая была удержана с работника за оформление трудовой или вкладыша в нее.

    Последние два раздела заполняются при увольнении работника, в предпоследнем указывается дата увольнения и выдача трудовой книжки формата ДД.ММ.ГГГГ. Если выдача документа осуществилась после непосредственного увольнения, то ставится дата выдачи книжки. В последней колонке бывший работник предприятия оставляет свою подпись, подтверждая выдачу документа.

    Как и где можно купить вкладыш в трудовую

    Вид вкладыша утвержден Постановлением правительства № 225 и не подлежит изменению до внесения правок Правительством РФ. Объем документа – 36 страниц без учета внешней обложки. На сведения о работе приходится 18 страниц, на информацию о наградах работников – 16.

    Особое внимание заостряется на том факте, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этом ведется в соответствии с регламентами ведения трудовых книжек и заполняется соответствующим образом. При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится печать «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», в которой указывается серия и номер документа. Если вкладышей несколько, то печати ставятся по количеству вшитых вкладышей, с указанием всей информации по каждому из них – серия и номер.

    Купить бланки вкладышей можно практически в любом книжном или канцелярском магазине, однако стоит иметь ввиду, что продаются они только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям с предъявлением доказательств существования организации. В случае получение документов иным лицом, на него должна быть выписана соответствующая доверенность от лица руководителя компании, с указанием юридических реквизитов предприятия. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются бланками строгой отчетности, которые следует хранить в соответствии с регламентом.

    Как вшить вкладыш в трудовую книжку

    Обязанность по вшиванию вкладыша в трудовую книжку полностью лежит на работодателе сотрудника организации, поэтому руководитель или работник предприятия с достаточными полномочиями должен оформить вкладыш согласно трудовому регламенту. В противном случае работодателя ожидает крупный штраф.

    Использование других бланков, кроме унифицированных, Правительством РФ не допускается, такое решение приведет к признанию трудовой книжки недействительной и возможно к аннулированию стажа работника.

    Для того чтобы вшить вкладыш необходимо следовать простой инструкции:

    1. Перед непосредственным вшиванием документа на титульном листе трудовой книжки ставится печать с надписью «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», затем проставляется информация о вкладыше – серия и номер. Данная информация может быть записана вручную синей или черной шариковой ручкой либо отпечатана специальной печатью, размер которой не превышает 1 см х 2,5 см. Указываемые сведения должны в полном объеме совпадать с серией и номером вкладыша, в противном случае вкладыш будет считаться недействительным и работник потеряет большое количество стажа.
    2. На втором этапе заполняется титульная страница вкладыша. В ней указывается фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки, а также вносится информация о его образовании. Эти данные вносятся только по предоставлению подтверждающих документов, без них внесение информации становится невозможным.
    3. Вкладыш в обязательном порядке должен быть заполнен в тот же день, когда он был оформлен.
    4. Последний этап – вшивание вкладыша в трудовую книжку.

    Каких-либо четко установленных и регламентированных способов вшивания вкладыша в трудовую книжку не устанавливается, однако длительная практика российских организаций разработала собственный алгоритм, который в последствие стал общепринятым.

    Вшивать вкладыш необходимо следующим образом:

    1. Сначала открыть трудовую книжку на последнем листе, после которого идет обложка документа.
    2. Развернуть вкладыш по середине и открыть-закрыть его несколько раз, чтобы документ мог лежать раскрытым на серединных страницах.
    3. Толстой иглой или любым другим инструментом, которым можно заменить иглу, делается прокол в середине вкладыша и между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой.
    4. Делается два или три прокола для сшивания.
    5. Черной или белой ниткой документы сшиваются друг с другом несколько раз, но концы нитки должны быть в обязательном порядке внутри вкладыша.
    6. Кончики ниток связываются на несколько крепких узлов, а затем подрезаются до оптимальной длины.
    Читать еще:  Как объявить выговор работнику

    Вшивание вкладышей несложное дело, однако требует достаточной силы и наличия наперстка, если сшивка идет иглой, так как в противном случае велик риск проткнуть палец.

    Заполнение вкладыша в трудовую книжку

    Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.

    Вкладыш оформляется той организацией, которая заполнила последние листы документа в том или ином разделе.

    Заполнение документа должно осуществляться аналогичным образом с трудовой книжкой, при этом выделяются несколько основных особенностей:

    1. В титульном листе проставляется дата его фактического заполнения, проставление даты создания трудовой книжки не допускается.
    2. Во вкладыш вносится только достоверная информация, например, новая фамилия работника, уровень его образования и прочее.
    3. Внизу проставляется подпись ответственного сотрудника, чаще всего работника кадровой службы предприятия.
    4. Вкладышей может быть несколько, максимально допустимое количество документов на одну трудовую книжку не устанавливается.

    Заполнение вкладыша должно осуществляться без каких-либо ошибок и неточностей, так как такая неприятность может привести к серьезным последствиям при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать опыт работы гражданина при определении ему пенсионных начислений.

    Заключение

    Вносить исправления во вкладыш категорически запрещено, такой документ подлежит утилизации в соответствии с регламентом. Поэтому некоторые кадровики рекомендуют сначала полностью заполнить вкладыш и только потов делать отметки в трудовой книжке и вшивать его, таким способом можно сэкономить большое количество времени и опрятность трудовой книжки работника.

    Трудовым законодательством строго запрещается:

    • использование нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша;
    • подшивание или вклейка чистых дополнительных листов;
    • продолжение заполнения сведений о работе в графе «Сведения о награждениях», в таком случае трудовая книжка будет признана недействительной, а работодателя привлекут к административной ответственности.

    Вкладыш в трудовую должен оформляться в соответствии с действующим законодательством, так как при малейшем нарушении работник рискует потерять не только сам документ, но все сведения из него, а также остаться без пенсии.

    Оформление вкладыша в трудовую книжку

    Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.

    Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

    Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.

    Он оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:

    1. Сведения о работе.
    2. Сведения о наградах.

    В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.

    Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.

    Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.

    Как выглядит?

    Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.

    Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:

    1. Отсутствием обложки.
    2. Форматом.
    3. Гербом СССР в левом верхнем углу.

    По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» , которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 , об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 , где сказано, что с 01.01.2004 вводятся книжки нового образца.

    Но, как показывает практика, вкладыш старого образца, заведенный после 2004 года, признают действительным.

    Должна ли быть голограмма

    Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:

    1. Номера вкладыша.
    2. Подписи работника.
    3. Печати работодателя и т.д.

    Но поскольку обязательное наличие голограммы не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.

    Это бланк строгой отчетности?

    Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.

    Действителен ли без книжки

    Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.

    Как оформить вкладыш в трудовую книжку

    Вкладыш в трудовую книжку оформляется идентично трудовой, за исключением нескольких моментов.

    Оформление титула

    На титульном листе вкладыша в трудовую проставляют следующие данные:

    1. ФИО работника, полностью, данные ставят согласно паспорту, на момент заполнения документа. То есть, если ранее имела место смена фамилии, здесь это не отражают.
    2. Дату рождения.
    3. Образование и специальность.
    4. Дата заполнения.
    5. Личная подпись владельца, она также может не совпасть с той, что стоит в трудовой, если была сменена фамилия.
    6. Подпись должностного лица и печать, при наличии.

    В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.

    Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».

    Дата заполнения

    В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.

    Нумерация записей

    После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.

    Проставление печатей

    На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.

    Сшивание трудовой книжки с вкладышем

    Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.

    Подробнее этот процесс можно посмотреть в видео: как вшить вкладыш в трудовую книжку

    Типовые ошибки при оформлении вкладыша

    При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:

    1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
    2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
    3. Не внесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.

    Финансовая сторона вопроса

    Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.

    Кто и где должен покупать

    У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.

    Сколько стоит

    Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.

    Производится ли удержание с работника

    Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:

    1. Массовой утраты трудовых.
    2. Порча бланка по вине работодателя.

    Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:

    1. Из зарплаты.
    2. Путем внесения наличных в кассу.

    Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.

    Требования к оформлению вкладыша в трудовую книжку

    В России незаменимым документом, отражающим хронологию деятельности взрослого работоспособного населения, признан особый вид полиграфической продукции. У людей, быстро меняющих места производства, или обладающих огромным стажем, чаще других появляется возможность оформить вкладыш в трудовую книжку. Он считается ее продолжением и выполняет аналогичные функции. Процедура введения необходимых данных и порядок движения этих документов регулируется законом.

    Заведение вкладыша в трудовую книжку

    Данный формуляр гражданин получает во время первого устройства в учреждение, и затем он становится вместилищем информации о смене мест работы, продвижении по карьерной лестнице, или получении наград и поощрений. Когда пустого пространства на разворотах разделов не остается, кадровый служащий обязан подшить к основному документу несколько дополнительных страниц, скрепленных между собой.

    Вкладыш: что это такое

    Вкладыш – это особый вид печатной продукции, абсолютно схожий с трудовой книжкой и отличающийся названием, более низким качеством листов и их оттенком. Он эффективно дополняет основной формуляр, а его структура утверждена Постановлением за № 225 Правительства РФ от 16.04.2003 г. Многостраничная брошюра выступает в роли продолжения книжки, и предъявляется только вместе с ней, поэтому не может оформляться отдельно, поскольку не будет иметь юридической силы.

    Читать еще:  Как добавить детский сад на госуслугах

    У определенной категории граждан можно встретить такой документ, но только старого образца, существенно отличающийся внешним видом. На фасадном листе имеется герб СССР, название и строки для введения основной информации. Применение устаревших приложений в настоящее время вызывает споры, но поскольку они отсутствуют в списках документов, утративших законную силу, то могут приниматься руководством.

    Каждый отдельный вкладыш последней модификации выпускается как брошюра и учитывается при составлении отчетов. Он имеет номер и серию, вносимую при регистрации. Как и в основной книге, здесь содержится два раздела. Первый насчитывает 9 разворотов, куда вводятся сведения о продвижении по службе, перемещениях на работе. Второй имеет 8 пар смежных страниц, и отражает информацию о награждениях. Каждая пара расчерчена на 4 графы, куда заносятся данные:

    1. Нумерация событий.
    2. Дата введения информации.
    3. Сведения о том, когда сотрудник поступил на работу, уволился, перешел на другую должность или место.
    4. Основание для внесения записи (указ, норматив, распоряжение).

    Совет! Для защиты уже заполненных полей от исправлений представитель ОК может применять специальные средства – голограммы. Однако такие операции носят вольный характер, поэтому использование этих отличительных знаков не считается обязательным.

    Причины и порядок выдачи

    Книга, содержащая информацию о трудовой деятельности человека, является самостоятельным видом документации. Ее дееспособность признается во всех организациях и компаниях, действующих в России. Бланк-брошюра, наоборот, является только приложением к основному формуляру и считается обычной бумажкой отдельно от него. Вкладыш должен быть подшит в трудовую книжку, но при этом нужно знать, как оформить эту операцию.

    1. Работодатель извещает сотрудника, поскольку без его ведома присоединение бланка не считается законным.
    2. Последний пишет заявление, и отдает его на рассмотрение руководства.
    3. В случае одобрения составляется распорядительный акт (например, приказ), где указываются реквизиты организации или компании, основание (письменная просьба работника), а также номер, серия и день выдачи бланка-приложения.
    4. Руководитель подписывает приказ и назначает полномочного представителя, обязанного выполнить данную процедуру.
    5. После окончания процесса оповещают сотрудника о том, что вкладыш оформлен, и присоединяется к книге о труде. Следует учесть, что он должен соответствовать действующему образцу, даже если основной документ был выдан несколько десятков лет назад.

    Вся информация фиксируется сотрудником ОК. Для таких целей существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Позже скрепленные брошюрки помещают в хранилище

    Правила оформления

    Бланк вкладыш в трудовую книжку является официальным приложением. Учитывая значимость используемых документов, был принят Порядок их оформления, ведения и учета . Однако в нем, равно как и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда, отсутствуют правила заполнения бланка-приложения. Но многолетняя практика позволяет четко выполнять данную процедуру.

    На первой странице фиксируются основные сведения о владельце. Они обязаны в точности дублировать данные, которые указаны в первичной документации:

    • Имя, Фамилию, Отчество;
    • место, число, год рождения;
    • информацию об образовании, (наличии аттестата, диплома);
    • специальность и профессия.

    Внизу необходимо зафиксировать число, когда приложение было оформлено (то есть сделана первая запись), вписать фамилию, инициалы уполномоченного лица и его подпись. Расписаться обязан и сам хозяин документа. Поскольку вкладыш призван продолжать полностью исписанную трудовую книжку, то он заполняется аналогично ей. Записи здесь следует нумеровать с учетом предыдущих событий. Это позволит не нарушать очередности и сохранить сквозной счет.

    Чтобы легализовать бланк-приложение, необходимо в трудовой книжке поставить печать с указанием того, что «Выдан вкладыш», рядом указать его серию и номер. Если штампа в организации нет, то заметка выполняется прописным шрифтом. Обычно ее размещают в левом верхнем углу с внутренней стороны титульного листа.

    В бланке-приложении, как и в самом документе о труде, не разрешается использовать сокращения слов. Все сведения нужно вписывать в полном объеме.

    Распространенные ошибки и их исправление

    Во время процедуры выдачи и оформления вкладыша руководитель, инспектор ОК, должностные лица способны допускать некоторые ошибки или неточности. Наиболее типичными считаются следующие.

    1. Неправильное введение основной информации о владельце. Если нарушение выявляется на стадии заполнения бланка, он фиксируется как испорченный, а вместо него заводится другой.
    2. Оформление новой трудовой вместо присоединения пустого бланка-приложения в действующий документ.
    3. Бланк заведен ошибочно, но в основном формуляре уже выполнена отметка о совершении операции. Вкладыш отсоединяется, замечание аннулируется путем зачеркивания, а рядом вносятся пояснения, заверенные печатью и подписью уполномоченного сотрудника.

    Внимание! Еще одной типичной ошибкой является попытка внесения сведений об уровне образования сотрудника, которые были актуальными при заполнении старых образцов. Согласно действующим нормам данные должны соответствовать тем, что указаны в документах первой очереди.

    Способ закрепления вкладыша

    После окончания процедуры оформления вкладыша, его необходимо надежно скрепить с трудовой книжкой. В ином варианте он становится ненастоящим и теряет юридическую силу. Многие допускают ошибку, заменяя чистыми листами бланк-приложение или открывая новую трудовую книжку. Такие действия являются противозаконными и категорически запрещены. Ответственность за них ложится на руководство учреждения.

    Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, обязаны знать, прежде всего, сотрудники ОК, поскольку дополненная таким образом, она должна соответствовать нормам и быть удобной в использовании. Пункт 38 действующих Правил никаких вольностей (скалывание скрепками или степлером) не допускает, а предписывает прошивать оба документа. Для выполнения данной операции потребуются: шило, игла, прочные нитки, ножницы. Законодательством не предусмотрены правила проведения процедуры, но существует определенный пошаговый алгоритм действий.

    1. В пустой вкладыш внести необходимые записи. Это делается для удобства письма.
    2. Выбрать место присоединения. Обычно бланк пришивают между последним листом разворота и обложкой, хотя можно прикрепить его и в середине. Но такое расположение позволяет сохранять хронологию записей, и не путаться при проставлении нумерации.
    3. Развернуть вкладыш посередине и на равном удалении сделать 4 прокола шилом. Такие же действия проделать и с книжкой. Отверстия должны располагаться симметрично.
    4. Соединить бланк с основным документом, совместив проколы и следя за тем, чтобы края были идеально подогнаны.
    5. Сквозь проколотые места нужно пропустить несколько раз иглу с ниткой, концы последней аккуратно вывести наружу и прочно связать узлом. Лишнее отрезать ножницами.

    Шов должен быть надежным. Чтобы он не разошелся, можно наклеить небольшой стикер, на котором поставить штамп «Вкладыш» или написать « прошито и скреплено печатью». Некоторые для прочности заливают узелок сургучом. Для обеспечения надежности все способы хороши, главное – это удобство дальнейшего использования.

    Важные нюансы

    Несмотря на то, что присоединение вкладыша к основной книжке признано распространенной практикой, правила его ведения и порядок заполнения не отражены в нормативной документации. Из-за этого у руководства и полномочных лиц часто возникают различные сложности с его оформлением и учетом.

    Выдача дубликата вкладыша

    Нередки случаи, когда основная рабочая книжка потеряна, или испорчена настолько, что не подлежит восстановлению. Ей на смену на предприятии выдается новая. Процедура выдачи такая. Работник извещает письменным заявлением руководство текущего места работы. Не позднее 15 дней предоставляется другой документ с надписью «Дубликат», которая размещается с правой верхней стороны главного листа.

    Воспроизведение утерянных данных происходит аналогично другим документам. Представитель ОК может просто вписать общий стаж. Одновременно сам трудящийся способен восстановить хронологию событий, посетив места прежней работы. Там руководство обязано обратиться к архиву для получения и внесения интересующей информации с указанием решений о приеме и увольнении.

    Заведение нового вкладыша

    Дополнительное вложение прикрепляется к трудовой книжке работника только когда обнаруживается отсутствие в ней строк для введения информации. Так как законом не установлено, сколько вкладышей можно подшивать к одному документу, то их число способно быть неограниченным. Главное, чтобы каждый последующий был оформлен должным образом в соответствии с действующими нормами и в основном документе имелся штамп, подтверждающий факт вложения. Следует помнить, что при заполнении бланка-приложения нумерация должна продолжаться, а не начинаться с единицы.

    Внесение платы за документ

    Постановлением Правительства РФ за № 225 закреплен порядок приобретения и оплаты вкладышей в трудовую книжку, а также есть сведения о том, кто должен их покупать. Так, в п. 46 четко прописано, что вышеуказанные документы обязаны заказывать работодатели в специализированных типографиях. Оплата производится из бюджета организации или компании. Однако допустимо, что купить полиграфическую продукцию могут и сами работники, поскольку их свободно можно взять и приобрести в магазинах канцтоваров.

    Важно знать! Трудовая книжка выдается руководителем при первом устройстве гражданина на работу на бесплатной основе, тогда как за вкладыш с него взимается определенная плата. И она включает не цену по номиналу, а стоимость с учетом расходов, которые понесло предприятие при закупке и оформлении этих документов.

    Исключение составляют ситуации, когда кадровый служащий допускает ошибку и портит купленный бланк. Он обязательно заменяется новым за счет руководства.

    Новая трудовая или вкладыш: что выбрать

    Согласно законодательству трудовая книжка призвана содержать хронологию деятельности и количество отработанных лет трудоспособных граждан. Об этом говорится и в Правилах ведения и учета основного формуляра. Указано также, что каждый работающий человек вправе иметь исключительно один экземпляр трудовой книжки, выдаваемой руководством во время приема в учреждение.

    Если же все ее внутреннее содержимое наполнено до предела, и пустых строк для введения служебной информации не остается, работодатель обязан присоединить вкладыш, и впоследствии оформить его и вести в том же порядке что и трудовую. Если же возникает необходимость, он имеет право выдавать неограниченное число бланков. Тогда слева в верхнем углу на внутренней поверхности титульного листа ставится печать, прописывается серия и номер нового приложения.

    Заключение

    После заполнения всех страниц трудовой книжки служебной информацией, единственно правильным решением является присоединение вкладыша, который необходим для отображения хронологии событий и обеспечения надежности. Другие варианты в данном случае могут оказаться неправомочными. Приложение имеет законную силу только в сочетании с основным документом. Иначе он считается недействительным и не может использоваться руководством предприятия или сотрудником.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector