Заявление на пересылку трудовой книжки почтой образец
Novie-adresa.ru

Строительный портал

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой образец

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Заявление. Сроки

Российское законодательство требует от работодателя выдать трудовую книжку сотруднику лично в руки в последний день работы, вместе с остальными документами и расчетом. Это сказано в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ. Но бывают такие ситуации, когда отдать трудовую книжку сотруднику в последний день работы не представляется возможным. Чтобы выйти из ситуации и при этом не нарушить закон, можно трудовую книжку отправить почтой. Тем не менее, отправлять трудовую книжку по почте можно только в следующих случаях:

  • ели сотрудник работает в филиале, который находится в другом регионе;
  • если увольнение сотрудника произошло, когда тот был в командировке в другом регионе, стране и т.д.;
  • если сотрудник отправился в отпуск с последующим увольнением и находится в другом городе, регионе, стране и т.д.;
  • сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте по неизвестным причинам и не выходит на связь;
  • сотрудник отказывается забирать трудовую книжку, например, не согласен с увольнением;
  • сотрудник болен и не может прийти за трудовой книжкой;
  • сотрудник дал свое согласие на пересылку трудовой книжки письмом;
  • в других случаях, когда лично вручить сотруднику трудовую книжку не представляется возможным

Нужно ли письменное согласие сотрудника на пересылку трудовой книжки почтой

Как мы выяснили, трудовую книжку нужно выдать сотруднику вместе с расчетом в последний день его работы. Однако, как уже было сказано, возможны ситуации, когда сотрудник отказывается забрать трудовую книжку, либо отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. В этом случае, согласно законодательству, работодатель обязан в этот же день отправить сотруднику уведомление о том, что ему необходимо прийти в организацию и получить свою трудовую книжку или дать свое согласие в письменном виде на получение ее по почте. Это сказано в пункте 36 главы 4 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013). Что указывать в подобном уведомлении, отражено в следующей таблице. Уведомление заполняется на фирменном бланке организации с указанием ее названия, реквизитов и т.д.

Необходимые реквизиты Примечание
Указываются данные сотрудника, которому высылается уведомление Фамилия, инициалы сотрудника, его должность, адрес его регистрации (проживания)
Номер, дата, название уведомление Название уведомления может быть, например, «о необходимости получить трудовую книжку»
Непосредственно текст уведомления В тексте необходимо указать, что в соответствии с законодательством, трудовую книжку ему необходимо выдать в последний рабочий день и что ему необходимо либо прийти в организацию и забрать ее, либо дать свое согласие на отправку ее почтой
Ссылка на приказ об увольнении Указывается на основании какого приказа был уволен сотрудник
Указание на адрес, где можно забрать трудовую книжку Чем подробнее будет составлено уведомление, тем лучше, поэтому необходимо указать полный адрес для получения трудовой книжки
Подпись директора, его фамилия, инициалы, дата Также необходимо поставить печать организации

При отправке уведомления ценным письмом, рекомендуется прямо в описи указать, что в конверт вложено «уведомление сотруднику о том, чтобы он явился на работу для получения трудовой книжки или письменного согласия на получение ее почтой». Опись будет доказательством того, что такое уведомление сотруднику было отправлено.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

Если письменное согласие от сотрудника получено, необходимо отправить трудовую книжку ему по почте.

Порядок действий Примечание
Необходимо составить акт Если сотрудник отказался забирать трудовую книжку, или не явился на работу за ней, то необходимо составить акт. Акт составляется обязательно в присутствии свидетелей. Вышеуказанный акт нужен для того, чтобы подтвердить невиновность организации и ее сотрудников в задержке выдачи трудовой книжки. Если есть такая возможность, то копию акта нужно выдать бывшему сотруднику под расписку. Если в день увольнения сотрудника не было на месте, но при этом получилась ситуация, при которой акт оказался не засвидетельствованным, то в этом случае нужно действовать следующим образом:

· выслать уведомление сотруднику с предложением либо забрать трудовую книжку в организации, либо дать свое согласие на ее отправку почтой;

· если сотрудник никак не отреагирует на это уведомление, трудовая книжка останется на хранении в организации

Необходимо издать приказ На основании акта издается приказ, в котором нужно отметить, что в организации не было возможности ознакомить сотрудника с приказом об увольнении и вручить ему трудовую книжку лично
Отправить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением Трудовую книжку нужно отправить ценным письмом. Ценным письмом нужно отправлять, потому что оно делается с описью. Уведомление же, позволит наверняка определить, получил ли сотрудник письмо или нет
Обязательно составить опись В описи указывается, что именно пересылается в письме, поэтому сотрудник в дальнейшем не сможет обвинить организацию в том, что в письме не было трудовой книжки
Второй экземпляр описи с датой, печатью почты и подписью сотрудника почты остается в организации По закону сотрудник почты обязан проверить содержимое письма с описью перед отправкой, он также заверяет опись, поэтому она может являться доказательством в суде
Рекомендуется снять ксерокопии всех листов трудовой книжки перед тем, как отправить ее по почте Если трудовая книжка будет утеряна при пересылке, ксерокопии пригодятся

Рекомендуется разослать письма по всем известным адресам, где может бывать сотрудник. Также нельзя передавать трудовую книжку сотрудника другим людям без нотариально-заверенной доверенности от него.

Форма заявления о согласии отправки трудовой книжки по почте

Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, то он составляет соответствующее заявление. Хотя работодатель обязан уведомить сотрудника, тем не менее, сотрудник вправе оправить заявление самостоятельно, не дожидаясь уведомления от работодателя. Как написать заявление о согласии отправки трудовой книжки по почте, законодательством не установлено, поэтому составить его нужно в произвольной форме. Несмотря на то, что в законодательстве нет никаких требований к содержанию подобного заявления, необходимо соблюдать определенные правила при его составлении.

Необходимые реквизиты Примечание
Наименование организации, в которую подается заявление В заявлении необходимо указать все эти сведения, потому что того требуют общие правила заполнения заявлений
Фамилия, инициалы руководителя, кому адресуется заявление, его должность
Фамилия, инициалы сотрудника, который пишет заявление, его должность, телефон
Пишется слово «Заявление»
Далее излагается суть проблемы Написать суть можно, например, следующим образом «В соответствии со статьей 84.1 Трудового Кодекса РФ прошу направить мою трудовую книжку по почте по адресу… (пишется адрес) в связи с тем, что…. (пишется, по какой причине организация должна это сделать)
Дата Имеется в виду дата составления заявления. От нее будут отсчитываться положенные три рабочих дня для отправки трудовой книжки почтой, если заявление сотрудник принес в организацию, а не отправил его по почте
Подпись сотрудника, его фамилия и инициалы Сотрудник должен подписать заявление собственноручно

Это самый простой вариант заявления. В заявлении также нужно указать следующие сведения:

  • дату увольнения сотрудника;
  • причина увольнения сотрудника, например «по собственному желанию»;
  • причину, по которой сотрудник не может самостоятельно получить трудовую книжку;
  • просьба сотрудника или его согласие на получение трудовой книжки по почте;
  • полный адрес (индекс, регион, населенный пункт, улица номер дома, номер квартиры), на который следует выслать трудовую книжку

Помимо заявления сотрудник также может направить заявление об окончательном расчете в письменном виде. Получая трудовую книжку на руки, сотрудник должен:

  1. расписаться в трудовой книжке о том, что получил ее;
  2. расписаться в личной карточке;
  3. расписаться в книге учета движения документов о трудовой деятельности

Если трудовая книжка не была получена сотрудником лично в руки, а была отправлена по почте, то сотрудник понятное дело не может расписаться во всех вышеуказанных документах, поэтому сотрудник бухгалтерии ли кадрового отдела, ответственный за ведение личных дел сотрудников, вместо росписи должен указать дату отправления письма сотруднику и дату его получения адресатом. Почтовая квитанция, уведомление о получении трудовой книжки сотрудником необходимо приложить к личной карточке сотрудника.

В ситуации, когда ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники сотрудника в случае его смерти не обратились к работодателю с просьбой выдать им его трудовую книжку, ее необходимо подшить к личной карточке сотрудника и сдать в архив. Она должна храниться в архиве не менее 50 лет, если, конечно, раньше не обратились за ее выдачей.

Трудовую книжку за сотрудника могут забрать его личные представители. Это разрешается законодательством. Однако для этого необходимо, чтобы сотрудник оформил доверенность на своего личного представителя. Эту доверенность должна быть заверена у нотариуса. В доверенности должно содержаться разрешение на получение трудовой книжки личным представителем, а также разрешение на необходимые действия при получении трудовой книжки, например, на возможность расписаться за сотрудника. Храниться доверенность будет также в организации, для подтверждения законной выдачи трудовой книжки его личному представителю.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

Для получения трудовой книжки по почте сотрудник должен сделать ряд действий.

Действия сотрудника Примечания
Получение уведомления Сотрудник должен сначала получить уведомление от работодателя и расписаться в нем
Получить письмо Заполнить оборотную сторону уведомления и получить письмо на почте. Для этого сотруднику понадобится паспорт
Составить ответное письмо Получив трудовую книжку на руки желательно написать ответное письмо, что трудовая книжка получена, и сотрудник не имеет претензий к организации. Письмо нужно будет отправить обратно в организацию на ее фактический адрес

Что может предпринять уволенный сотрудник, если не получит свою трудовую книжку

Если уволенный сотрудник не получит свою трудовую книжку вовремя по вине работодателя, то он имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда. Моральный вред в данном случае может выражаться в том, что у сотрудника возникли проблемы с трудоустройством из-за отсутствия трудовой книжки или он не может оформить пенсию и т.д. Если суд признает вину работодателя, сотруднику будет выплачена денежная компенсация. Также дата увольнения может перенестись на день выдачи трудовой книжки, в связи с этим сотрудник может рассчитывать на выплату среднего заработка за вынужденный прогул. Если получилась такая ситуация, то в организации помимо прочего нужно будет издать соответствующий приказ и занести новую запись в трудовую книжку.

Распространенные вопросы при отправке трудовой книжки по почте

Вопрос 1. Сотрудник выслал работодателю заявление о том, что он разрешает отправить свою трудовую книжку по почте. Работодатель получил это заявление 08.04.2020 года. В течение какого срока работодатель обязан выслать трудовую книжку по почте?

Ответ. Важно! Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ получив заявление, работодатель должен не позднее три рабочих дней выдать сотруднику трудовую книжку. Так как заявление было отправлено почтой, то соответственно три дня отсчитываются с момента получения этого заявления работодателем. Значит, отправить трудовую книжку необходимо до 11.04.2020 года.

Распространенные ошибки при отправке трудовой книжки почтой

Ошибка. Основной ошибкой является то, что работодатель отправляет трудовую книжку по почте сотруднику в тот же день, когда сотрудник был уволен. Это является нарушением нашего законодательства.

Как правильно. В статье 84 Трудового Кодекса РФ сказано, что прежде чем отправлять трудовую книжку по почте, необходимо отправить уведомление сотруднику о том, чтобы он пришел за трудовой книжкой, либо дал согласие на то, чтобы работодатель отправил ее по почте. Начиная со дня отправки такого уведомления, работодатель освобождается от ответственности, потому что ему уже нельзя предъявить задержку трудовой книжки. Высылать трудовую книжку почтой работодатель имеет право, только после того, как получит согласие работника в письменном виде. Если же никакого ответа от сотрудника не последует, работодатель должен оставить его трудовую книжку у себя и хранить ее установленное время.

Заявление на возврат трудовой книжки по почте

trudovaya_pochtoy.jpg

Похожие публикации

В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, т.к. это обязанность работодателя, установленная законом. Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п. КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб. Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.

Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении

Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.

В письме бывший работник должен указать следующее:

наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя – ИП);

свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);

основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;

также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.

Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой – образец

Директору ООО «Прибой»

г. Москва, ул. Светлая, д. 6, корп. 7, оф. 112

от Павлова Ильи Семеновича

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45

Тел. 8 (903) 1111234

на пересылку трудовой книжки почтой

В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 сентября 2018 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.

Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.

14.09.2018 г. Павлов

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.

Прошу выслать трудовую книжку по почте образец

trudovaya_pochtoy.jpg

Похожие публикации

В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, т.к. это обязанность работодателя, установленная законом. Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п. КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб. Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.

Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении

Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.

В письме бывший работник должен указать следующее:

наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя – ИП);

свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);

основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;

также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.

Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой – образец

Директору ООО «Прибой»

г. Москва, ул. Светлая, д. 6, корп. 7, оф. 112

от Павлова Ильи Семеновича

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45

Тел. 8 (903) 1111234

на пересылку трудовой книжки почтой

В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 сентября 2018 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.

Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.

14.09.2018 г. Павлов

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.

В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей консультации.

Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.

Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.

Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?

Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ, Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).

Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте

Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.

В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.

Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.

Статьи по теме

На практике у работодателей могут возникать определенные проблемы во время ведения каких-либо документов. Трудовые книжки являются одними из особо важных бланков документации, следить за которыми должны определенные ответственные лица, и в данной статье будут рассмотрены нюансы, с коими могут столкнуться сотрудники фирм во время получения и выдачи трудовых книжек.

Из данной статьи вы узнаете:

  • можно ли отправить трудовую книжку по почте;
  • по какой методике можно высылать трудовую книжку по почте;
  • нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте;
  • что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте.

Мало кто из работников кадровых служб знает, что трудовые книжки можно отправлять по почте в любую точку нашей страны в том случае, если бывший сотрудник организации является вне зоны досягаемости и не может лично приехать на фирму за документом. Конечно, нередко случаются ситуации, когда работник попросту не хочется лишний раз напрягаться, приезжая в офис, но обязанность выдавать трудовые бланки на руки всем работникам является прямой обязанностью любого начальника.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек “под ключ” от Системы Кадры.

Отправка трудовой книги почтой – достаточно рискованный шаг, ведь никто не знает, проживает ли человек по предыдущему адресу, и сможет ли получить на руки свой документ. Но Трудовым Кодексом РФ четко определены правила, что трудовая книжка после расчета с предприятием должна обязательно выдаваться на руки бывшему сотруднику, даже в том случае, если она ему уже фактически и не требуется. В пунктах ниже будут рассмотрены варианты, как можно соблюсти все правила Законодательства и передать документ человеку, сняв с себя ответственность за его хранение.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Законом не запрещается отправка трудовых книжек по почте на тот адрес, который работник указывал при поступлении на работу. К тому же, подтвержденное место жительства должно проверяться, но ответственность за хранение трудовой книги работодатель снимает с себя в тот момент, когда оформляет процесс отправки на дом бывшему сотруднику.

Подробнее об отправке трудовой книжки по почте читайте здесь:

Данное правило действует по отношению к работникам, которые не выходят на связь и не могут лично направить в организацию письменную просьбу пересылки документа с указанием адреса для отправки.

Высылаем трудовую книжку по почте

При оформлении отправки трудовой книжки по почте необходимо четко следовать правилам и порядкам, утвержденным на законодательном уровне. Работодателю необходимо убедиться в том, что документ является собственностью именно уволившегося работника (проблемы могут возникать, если человек проработал на предприятии малый срок).

Далее, рекомендуется проверить, может ли работник лично явиться за книжкой в учреждение (позвонить ему по личному телефонному номеру), ведь данный документ, фактически, представляет ценность для него, а не для предприятия. Без трудовой книги человек попросту не сможет устроиться на другую работу, так что позвоните по телефону, указанному в личном деле и, быть может, обойдетесь без отправки посылки.

Если работник не отвечает на звонки, то необходимо в кратчайший срок явиться на почту и оформить отправку документа на адрес бывшего работника. Хранить книгу у себя на предприятии после увольнения человека строго не рекомендуется, так как недобросовестные люди могут подать на вас в суд за незаконное удержание документации. Оставлять данный документ можно лишь в том случае, когда посылка вернулась обратно, и в уведомлении сказано, что гражданин по данному адресу больше не проживает.

Нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте?

Отправка трудовой по почте возможна как по инициативе работодателя, так и по просьбе самого работника, который мог попросту забыть забрать документ и уже сменил место жительства. Для оформления отправки необходимо получить от бывшего работника заявление, где он указывает свою просьбу и контактные данные для срочной связи.

При оформлении отправки трудовой книжки на почте от работодателя не требуется иметь при себе каких-либо документов, удостоверяющих его личность. Вам потребуется приобрести некоторое количество марок, заполнить заявление по форме, указанной в ст.119 ТК РФ, купить конверты и оплатить услуги работников почты.

Важно помнить, что подобные процедуры оформляются ответственным работником почты – отправлять трудовые книжки, просто бросив конверт в почтовый ящик, запрещается. Так же каждому работодателю настоятельно рекомендуется хранить полученный от сотрудника почты чек об отправке письма на тот случай, если недобросовестный работник решит взыскать с предприятия какую-либо компенсацию за надуманное удержание трудовой книжки.

Что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте?

Помимо самой трудовой книги, ответственным лицом-работником кадровой службы должна быть составлена опись вложения и специальное уведомление, выдаваемое сотрудниками почтовой связи. Данные документы гарантируют полное соответствие процедуры отправки трудовой книжки работнику, что убережет работодателя от возможных проблем в суде.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: подробные правила

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Заявление на отправку трудовой книжки

Опубликовано admin в 17.04.2018

Как написать заявление на отправку трудовой книжки по почте

ВажноПошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

  1. Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
  2. Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
  3. Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.

Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.

Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку.

Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:

  • невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
  • причину неявки;
  • просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
  • свой адрес для пересылки;
  • дату увольнения и написания заявления.

Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения.

Работодатель может применить нормы, допускающие передачу трудовой книжки её владельцу при увольнении, пересылкой по почте. Если работник официально потребовал выслать трудовую книжку, работодатель обязан удовлетворить заявленную просьбу, независимо от причин.

В ином случае действия работодателя могут расцениваться как неправомерная задержка документа. В статье представлены причины пересылки, а также алгоритм процедуры передачи документа через почту.
… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96.

Добрый день!
Например так.
Директору «наименование организации»
ФИО
от ФИО (полностью)
индекс, область, район, село, улица, дом, квартира
Телефон: +7 (ХХХ) ХХХ ХХХ ХХ ХХ

16.09.2014 г. я был уволен из «наименование организации».
В день увольнения трудовая книжка не была мне выдана на руки.
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ прошу Вас выслать почтой трудовую книжку на мое имя по адресу: индекс, область, район, село, улица, дом, квартира.

Дата Подпись ФИО

Выписка из ст. 84.1. ТК РФ
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой

Кроме этого, статьей 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что обязанность работодателя выдать трудовую книжку наступает также в случае письменного обращения уволенного сотрудника, который по тем или иным причинам не забрал трудовую книжку. Такая обязанность должна быть исполнена в течение трех дней со дня соответствующего обращения. Рассмотрев ситуацию со стороны работодателя, посмотрим на нее с другой стороны данных правоотношений, а именно со стороны уволенного работника.
Как забрать трудовую книжку по почте? Работник, желающий получить трудовую книжку по почте, имеет право обратиться к работодателю с соответствующей просьбой. Отметим, что образец заявления на возврат трудовой книжки по почте законодательством не предусмотрен.

Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т.

п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам. Стандарты трудовой книжки Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами. Нормативный акт Краткое содержание Правительственное постановление РФ №225, редакция от 25.03.2013 Формат документа и его вкладыша; изготовление, ведение, хранение трудовых Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003 Правила заполнения (см.

ВниманиеЕсли, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).
Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения? Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ). Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель? Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку.

Онлайн журнал для бухгалтера

Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены.
Отправление законно. Ответы на часто задаваемые вопросы Вопрос №1. Как высчитать период, за который предусмотрено взыскание при задержке выдачи документа? Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ). Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени? Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания.

Форма и порядок ведения трудовых книжек, а также порядок их выдачи при увольнении установлены Трудовым кодексом РФ и еще двумя нормативными правовыми актами:

  • Правилами от 16 апреля 2003 года (далее – Правила);
  • Инструкцией от 10 октября 2003 года (далее – Инструкция).

Положения статьи 84.1 Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выдать уволившемуся сотруднику трудовую книжку и регламентируют порядок такой выдачи. В частности, указанной нормой установлено, что соответствующая обязанность наступает для работодателя в день прекращения трудового договора. Таким днем является заключительный день трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя. В этот день кадровая служба работодателя вносит запись об увольнении в трудовую книжку и выдает ее работнику на руки.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте — образец

Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 19 декабря 2016 г. Трудовая книжка – это документ, который находится в распоряжении работодателя временно, на период трудовой деятельности работника в штате данного работодателя. Его обязанностью является не только ведение трудовой книжки, но и вручение ее работнику в случае увольнения последнего.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении потребуется в случаях, когда работник отсутствует на работе в последний день либо отказывается от ее получения лично. Как правильно отправить трудовую книжку по почте? Учет стажа всех сотрудников, для которых работа является основной и длится более 5 дней, – обязанность работодателя. Документом такого учета является трудовая книжка.

При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок. Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение? Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.

ВажноКак заполнить трудовую книжку?»); формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним; формат приходно-расходной книги Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге.
Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ). Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

  • отсутствует или не подписан обходной лист;
  • не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки.

Заявление выслать трудовую книжку по почте скачать

Последовательность действий нанимателя при пересылке На что нужно обратить внимание? Составление акта при отказе работника забрать документ Подготавливает кадровик; подписывают свидетели; копия акта отдается работнику под подпись (по возможности) Оформление уведомления работнику Составляется на фирменном бланке; включает требования уволенному: прийти за документом лично или согласиться (письменно) на пересылку его через почтовое отделение Отправление извещения с требованиями организации посредством почтового отделения Документ высылается заказным письмом с описью вложения; желательно заполнить бланк о вручении Пересылка документа Производится после получения письменного разрешения уволенного; отправляется ценным письмом с прилагаемой к нему описью (2 экземпляра) и бланком о вручении Заполнение книги учета (см. → «Книга учета трудовых книжек»).

ИнфоДобровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков. Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение Н.
И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей. Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку. Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку.

Читать еще:  Как написать анонимное письмо в трудовую инспекцию
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector