Как затребовать объяснительную с работника образец
Novie-adresa.ru

Строительный портал

Как затребовать объяснительную с работника образец

Требование о предоставлении письменного объяснения

При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.

Когда необходимо такое требование и почему

Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:

  • несоблюдение норм охраны труда;
  • опоздание на работу;
  • отсутствие на работе 4 часа и больше;
  • появление на рабочем месте в состоянии опьянения (имеется в виду наркотическое и алкогольное);
  • нанесение ущерба имуществу нанимателя.

Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.

Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.

Как написать требование

Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.

Документ должен содержать такую информацию:

  • наименование компании, где трудится провинившийся работник;
  • кому адресовано письмо (ФИО и должность работника);
  • почтовый адрес, если требование отправляют почтой;
  • наименование документа;
  • по желанию обращение к работнику;
  • суть проступка;
  • ссылку на ст. 193 ТК РФ и информацию о том, что дать ответ работник должен в течение 2 рабочих дней;
  • просьбу предоставить письменное объяснение;
  • срок предоставления работодателю объяснения;
  • приложение, например, служебная записка от руководителя подразделения, где трудится работник;
  • дата написания требования;
  • подпись работодателя;
  • графа для подписи работника и постановки даты, когда тот получил уведомление.

Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.

К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».

Образец требования о предоставлении письменного объяснения

системному администратору
Егорову К.П.

Требование
о предоставлении письменного объяснения

24 марта 2019 года Вы появились на рабочем месте только в 10 ч. 20 мин. В соответствии с трудовым договором от 12 января 2019 года №34, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Афродита» рабочий день в названной организации начинается в 8 ч. 00 мин. Следовательно, Вас не было на своем рабочем месте без уважительной причины и уведомления руководства в течение 2 ч. 20 мин.

Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ, до того как применить дисциплинарное взыскание, руководитель должен потребовать от подчиненного объяснение в письменном виде. Если по окончании 2 рабочих дней оно не будет предоставлено, то формируют соответствующий акт.

На основании вышеуказанного и ч. 1 ст. 193 ТК РФ прошу предоставить в срок до 27 марта менеджеру по кадрам ООО «Афродита» письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте в течение 2 ч. 20 мин.

Приложение: служебная записка менеджера по кадрам Серпуховой М.А. от 24 марта 2019 года.

25 марта 2019 года

Гендиректор: Трефилов / Р.П. Трефилов

С требованием ознакомлен: Егоров / К.П. Егоров

Требование объяснительной с работника

При различных нарушениях со стороны работника, по статье 139 ТК РФ, начальник обязан потребовать у него объяснение. Запрос объяснительной записки может быть в устной или в письменной форме. В законе отсутствует норма, которая бы указывала на форму запроса. Для работодателей предпочтительней, чтобы запрос оформлялся письменно.

Судебная практика показывает, что судья вставал на сторону работника по причине того, что работодатель не оформлял требование к написанию объяснительной записки в письменном виде. Если работник отказывается принять требование от начальника в письменном виде, об этом составляется акт. Но начальник не имеет права указывать подчиненному на обязательность принятия его требования. Это считается незаконным и влечет за собой нарушение трудовых прав работника.

Сроки написания объяснительной записки согласно Трудовому Кодексу – 2 дня. Этот период времени закон дает работнику для того, чтобы он объяснил причины, побудившие его действовать таким образом, нарушив, например, трудовую дисциплину. Закон не предъявляет требований к работнику о том, чтобы он был обязан написать объяснение. Отсутствие этой нормы права в ТК РФ, возможно, связано с требованием разумности. Если работник дорожит работой, он обязательно напишет объяснение. Но распоряжение о предоставлении объяснительной работодателю лучше создать в форме письменного документа.

Как запросить объяснительную с работника?

В делопроизводстве компании объяснительная записка выступает служебным документом. Этот документ должен объяснять причины нарушения трудовой дисциплины работником сухо и сжато, подчиняясь правилам деловой переписки. Работодатель может требовать с работника предоставить объяснительную только при наличии обстоятельств, указывающих на нарушение трудового законодательства.

Эти обстоятельства указаны в ТК РФ:

  • опоздание на работу;
  • невыполнение трудовых обязанностей, предусмотренных функционалом работника;
  • отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов;
  • нанесение урона имуществу работодателя;
  • состояние опьянения (алкогольное или наркотическое);
  • несоблюдение правил охраны труда;
  • непредставление руководству предприятия достоверной информации.

Требование о написании объяснительной записки предъявляет работодатель. Он должен сделать это, поскольку на основании документа работник привлекается к ответственности и определяется степень его вины. Работодатель обязан реально оценить ситуацию, которая произошла с его подчиненным. А задача работника – грамотно изложить суть случившегося с тем, чтобы работодатель отчетливо понимал дальнейшие действия. Если решение, принятое работодателем, не удовлетворит сотрудника, он может обратиться за защитой трудовых прав. Первым звеном защиты обычно выступают КТС (комиссии по трудовым спорам). Но они не всегда создаются на предприятии, поэтому чаще всего граждане обращаются в суд и Трудовую инспекцию.

Работник, получивший от работодателя письменное требование объяснительной, должен ответить на него. И это не зависит от того, по какому из двух вариантов он принял решение: писать записку или не делать этого. Если сотрудник не хочет писать объяснение, он обязан сказать об этом начальнику. Но отказ подчиненного от написания объяснения не может быть расценен начальником в качестве факта свершившегося по его вине правонарушения.

Форма заявления

Унифицированной формы заявления не существует. Поэтому используется свободная форма. Некоторые организации выпускают специальные бланки объяснительных, которые по случаю выдаются работникам. В других ситуациях работник берет лист А4, пишет заявление от руки или на компьютере. На основе текста работодателем проводится оценка правомерности действий работника. Что должно быть указано в тексте объяснительной записки?

Если говорить об идеальном варианте написания этого документа работником, то в документе должно быть отражены ответы на следующие вопросы:

  1. Описание ситуации, в которую попал гражданин.
  2. Отношение к своим действиям.
  3. Признание или непризнание вины.
  4. Мнение работника по его привлечению к ответственности.

Обязательно в объяснительной записке работник должен проставить подпись и дату ее составления. Это объясняется просто: работодатель должен знать, от кого он получает объяснение. А дата ставится для того, чтобы уведомить работодателя о том, что гражданин не пропустил отведенный ему срок для написания объяснения (2 дня). Если записка будет написана спустя неделю, то это уже не повлечет для работника правовых последствий. По факту отсутствия объяснительной записки от работника, его начальник составляет акт. Наказание на работника в случае обнаружения его виновных действий налагается не позднее полугода после случившегося события. За исключением случаев, связанных с нарушениями в области финансов, проведением аудита, ревизий. Срок отодвигается в этих случаях еще на полтора года.

Содержание объяснительного документа должно быть сжатым и сдержанным. Если работник виноват, то это следует принять и признать. Возможно, признание за собой вины поможет работнику избежать серьезного наказания, но в дальнейшем – это следует отметить в записке – не последует нарушений с его стороны.

Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Письменное требование объяснений у работника

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

  • 03.09.2014 – 1-й день,
  • 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
  • 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

«Шапка» объяснительной записки

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

  • корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
  • только точные даты, если нужно – время,
  • факты и причины сложившейся ситуации.

    Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

    Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

    Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

    Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

    Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

    Письменное объяснение работника – важный документ при применении дисциплинарного взыскания

    Автор: И. А. Косcов

    Письменное объяснение работника — важный документ при применении дисциплинарного взыскания


    И.А. Коссов, к.ю.н., РГГУ


    • юридическое закрепление права работника на объяснение
    • порядок уведомления работника о предоставлении объяснения
    • документационное оформление объяснения
    • акт о непредоставлении объяснения

    Обязанность работодателя затребовать от работника письменное объяснение в связи с совершенным дисциплинарным проступком определяется законом как неотъемлемая составная часть процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

    Почему же законодатель придает столь важное значение этому документу? Прежде всего, объяснение призвано способствовать установлению истины. Содержание документа отражает взгляд работника на происшедшее, его отношение к проступку и его последствиям. Если работник признаёт себя виновным в совершенном правонарушении, то в объяснении у него есть возможность не только изложить имеющиеся факты, но и выразить, например, свое раскаяние в содеянном, обещать работодателю не повторять впредь подобных проступков и т.п. В то же время, когда работник считает, что он не совершил дисциплинарного проступка, у него также имеется возможность привести в объяснении собственные доводы и предоставить необходимые доказательства. Бывает и так, что анализ содержания объяснения помогает работодателю не только снять претензии к работнику, но и определить истинного правонарушителя. Таким образом, объяснение работника способствует объективной оценке работодателем сложившейся ситуации, позволяет выявить все обстоятельства совершения дисциплинарного проступка и, в случае необходимости, правильно выбрать меру дисциплинарного воздействия на работника.

    Обязанность работодателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать от работника письменное объяснение установлена частью первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ). Там же законодателем установлены отводимые работнику для написания и представления объяснения сроки — два рабочих дня.

    Исходя из того, что законодатель отводит на подготовку объяснения строго определенный срок, работодателю необходимо документально зафиксировать дату, когда он предложил работнику предоставить объяснение. Законодатель не требует от работодателя совершения подобного действия. Однако такой документ будет полезен: во-первых, указанная в нем дата станет отправной точкой отводимого работнику срока на подготовку объяснения, а во-вторых, будет документальное подтверждение того, что работнику было разъяснено его право на объяснение.

    Уведомление работника о необходимости предоставить письменное объяснение оформляется, как правило, на бланке письма и подписывается тем представителем работодателя, который наделен правом применения дисциплинарных взысканий (чаще всего, руководителем организации, но в ряде случаев это может сделать и другое лицо, которому делегированы такие полномочия).
    Оно может выглядеть так:
    Бланк письма
    Инженеру III категории
    А.В. Авксентьеву
    О предоставлении
    письменного объяснения

    В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, выразившемся в отсутствии 16.01.2012 г. на рабочем месте с 13.00 до 18.00 часов, прошу Вас предоставить до 18.00 часов 19.01.2012 г. в Дирекцию по управлению персоналом (Заводоуправление, 3 этаж, каб. 36) письменное объяснение по данному факту.

    Директор (подпись) Ю.В. Майоров

    Уведомление получил 17 января 2012 г.
    Инженер III категории (подпись) А.В. Авксентьев

    Возникает вопрос, а как поступить, если работник отказался получить такой документ? Как потом подтвердить, что требование на дачу объяснения было доведено до его сведения и как доказать что именно с такой-то даты началось течение двухдневного срока, отведенного на предоставление объяснения? Законодатель ответа на этот вопрос нам не дает. Но, думается, дабы избежать возникновения юридических проблем в будущем, работодателю необходимо предпринять определенные шаги. Например, вручать работнику уведомление не единолично, а комиссионно (например, в присутствии его непосредственного начальника и представителя профсоюзного комитета или одного из незаинтересованных в исходе дела работников организации, если работник не является членом профсоюза или профсоюзная организация у работодателя отсутствует), предварительно зачитав содержание уведомления всем присутствующим вслух. В случае отказа работника получить уведомление видится необходимым составить акт, который и подпишут присутствующие, тем самым подтвердив соблюдение работодателем положений части первой ст. 193 ТК РФ.
    Трудовое законодательство прямо не регламентирует, в виде какого документа должно быть оформлено объяснение. Значит в таком случае необходимо применять существующие правила делопроизводства.
    Чаще всего, объяснение оформляется в виде объяснительной записки – документа, объясняющего причины какого-либо события, факта, поступка .
    Для того, чтобы работодателю получить полезный с точки зрения содержания документ, важно, чтобы в объяснительной записке работник подробно изложил все обстоятельства совершенных им действий или бездействия и указал:

    • расценивает ли он сам свое поведение как противоправное, т.е. его действия или бездействие явились неисполнением или ненадлежащим исполнением трудовых обязанностей, работнику целесообразно привести доводы, подтверждающие собственную позицию;
    • признает ли он свою вину?
    • что послужило, по его мнению, причиной (причинами) совершения им дисциплинарного проступка?
    • каково его отношение к совершенному проступку и к тем негативным последствиям, которые в результате возникли у работодателя?
    • имеется ли у него какое-либо мнение относительно его возможного привлечения работодателем к дисциплинарной ответственности?

    Объяснительная записка обязательно должна содержать такие реквизиты, как:
    1) Наименование структурного подразделения (указывается наименование структурного подразделения, в котором работает автор объяснительной записки).
    2) Вид документа ( объяснительная записка ).
    3) Адресат. Так как в соответствии с частью первой ст. 193 ТК РФ объяснение затребуется работодателем, то и адресатом объяснительной записки должно быть то должностное лицо, которое в силу устава или иного документа (например, доверенности) является представителем работодателя, обладающим правом применения дисциплинарных взысканий. По общему правилу это руководитель организации — директор, генеральный директор, председатель правления и т.п. В случае делегирования полномочий нижестоящему должностному лицу (например, заместителю руководителя организации по работе с персоналом), объяснение адресуется ему.
    4) Дата (указывается дата составления объяснительной записки).

    5) Заголовок к тексту (например, О причине отсутствия на работе или О причине невыполнения распоряжения начальника Управления).

    6) Текст. Он пишется в спокойном и ровном стиле, без излишне яркой эмоциональной окраски (хотя определенная доля эмоций работника в нем, все же, должна присутствовать). Текст должен отличаться лаконичностью, четкостью, простотой изложения и ясностью формулировок. Необходимо избегать художественной красивости, высокопарности фраз и излишней публицистичности . Важным фактором является и логическая последовательность текста, дабы адресат записки верно и без проблем понял, о чем хотел сказать автор.

    7) Подпись (оформляется с указанием должности, личной подписи и её расшифровки:, инициалов и фамилии работника).
    Объяснительная записка может выглядеть следующим образом:

    Управление сбыта Директору
    Объяснительная записка Ю.В. Майорову
    17.01.2012

    16 января 2012 г. во время обеденного перерыва в 13 ч. 05 мин. я поехал домой обедать. Когда я уже возвращался из дома на работу, то во дворе дома встретил соседа по подъезду, который сказал, что его сын вернулся из армии, и пригласил меня к себе домой отпраздновать встречу. Я отказывался, объясняя ему, что мне надо ехать на работу. Но в итоге сосед уговорил меня зайти на 10 минут, и мы отправились в его квартиру. Однако наше празднование затянулось. Я решил уже не возвращаться на работу, так как был в нетрезвом состоянии. Звонить на работу умышленно не стал, подумав, что звонок сразу выдаст мое отсутствие, а так его могут и не заметить.

    Свою вину я полностью осознаю и заверяю Вас, что впредь такие нарушения больше никогда не повторятся. Однако прошу учесть, что мое отсутствие на работе не повлекло никаких негативных последствий для нашего управления.

    Прошу также учесть, что в течение прошлого года я дважды поощрялся за высокие показатели в труде — в мае я был награжден Почетной грамотой, а в декабре по итогам работы за год мне была выдана денежная премия.

    Инженер III категории (подпись) А.В. Авксентьев

    Если по истечении отведенного срока объяснение работником не предоставлено, то в соответствии с частью первой ст. 193 ТК РФ работодатель обязан составить соответствующий акт.

    Трудовым законодательством не определяется, кто конкретно из должностных лиц организации и в какие сроки составляет акт, и необходимо ли с ним знакомить работника. Это определяется на локальном уровне с учетом существующих правил делопроизводства.

    Акт — документ, который составляет группа лиц, он подтверждает установленные ими факты или события. Поэтому необходимо, чтобы подобный акт составлялся коллегиально. Целесообразно привлечь к процедуре его составления тех же лиц, что присутствовали при уведомлении работника о необходимости предоставить объяснение, так как они в курсе факта уведомления работника и установленного срока. Но в то же время присутствующим лицам необходимо разъяснить, что в случае возникновения трудового спора они могут быть вызваны в юрисдикционные органы для дачи пояснений по вопросам, связанным с этим актом.
    Акт оформляется по традиционной для актов схеме и может выглядеть следующим образом:

    Общий бланк
    АКТ

    О непредоставлении работником письменного объяснения в связи с совершением дисциплинарного проступка

    Мною, начальником Управления кадров М.А. Ураловой, в присутствии начальника Отдела № 13 А.М. Алексеева и экономиста II категории Отдела № 10 Ю.И. Зайковой составлен настоящий акт о нижеследующем:

    17.01.2012 г. инженеру Отдела № 13 П.П. Коровину в соответствии с частью первой ст. 193 ТК РФ было предложено предоставить до 19.01.2012 г. письменное объяснение в связи с совершением им дисциплинарного проступка, выразившемся в отсутствии на рабочем месте в течение пяти часов подряд. В установленный срок письменное объяснение П.П. Коровиным предоставлено не было. Он сообщил присутствующим, что, якобы, уже один раз устно рассказал коллегам о причинах своего отсутствия и больше ничего писать не собирается.

    Настоящий акт составлен в двух экземплярах: первый экземпляр – в Управление кадров; второй экземпляр – П.П. Коровину.

    (подпись) М.А. Уралова
    (подпись) А.М. Алексеев
    (подпись) Ю.И. Зайкова

    Экземпляр акта получил:
    (подпись) П.П. Коровин

    Законодатель не предусматривает ознакомление с актом самого работника. Но несмотря на это, работодателю все же стоит предпринять такую попытку. И в первую очередь это рекомендуется сделать для того, чтобы во избежание всякого рода недоразумений как можно подробнее держать работника в курсе производства по инкриминируемому ему дисциплинарному проступку. А составление такого акта является одним из этапов этого производства, и работник должен об этом знать.
    Однако, если работник хотя и с пропуском установленного срока, но все же предоставил работодателю письменное объяснение, как поступить работодателю? Должен ли он в обязательном порядке учесть его, или же такое объяснение не является юридически значимым документом? Законодатель прямого ответа на этот вопрос не дает. Но исходя из анализа содержания части первой ст. 193 ТК РФ можно допустить следующее. Если работник утверждает, что пропуск установленного срока был вызван уважительной причиной, то, несомненно, должна быть проведена соответствующая проверка. В случае, когда уважительность причины пропуска подтвердится, письменное объяснение должно быть принято работодателем так, будто оно предоставлено без пропуска срока. Когда же пропуск срока не обусловлен уважительной причиной, работодатель вправе не принимать объяснение. В то же время, во избежание возможных негативных юридических последствий в будущем, работодателю все же рекомендуется ознакомиться с содержанием документа, поскольку там может оказаться важная для него информация, которая будет способствовать, например, правильному выбору дисциплинарного взыскания или решению вопроса о необходимости привлечения данного работника к дисциплинарной ответственности вообще.

    Важно обратить внимание на то, что непредоставление работником объяснения, пусть даже выразившееся в категорическом отказе, не должно расцениваться в качестве нового дисциплинарного проступка. Ведь объяснение рассматривается законодателем не как обязанность работника, а исключительно как его право. Отказ же от реализации права не влечет за собой применения мер юридической ответственности. Но законодатель установил и определенные гарантии для работодателя в случае отказа работника от реализации своего права на объяснение. В силу части второй ст. 193 ТК РФ отсутствие у работодателя этого документа, подтвержденное соответствующим актом, не будет являться препятствием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

    Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2011. С. 172.

    Шугрина Е.С. Техника юридического письма. – М.: Издательство «Дело», 2000. С. 50.

    Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. – 3-е изд. перер. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Инфра-М, 2012. С. 165.

    Объяснительная записка

    • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

    П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

    До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

    Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

    Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

    Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

    За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

    Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

    Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

    Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

    Затребование письменных объяснений

    Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение 1 . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

    Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

    От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

    Письменное требование объяснений у работника

    Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

    Теперь поясним, как рассчитать 2-дневный срок, отведенный статьей 193 ТК РФ для дачи письменных объяснений:

    Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

    Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

    • 03.09.2014 – 1-й день,
    • 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
    • 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

    Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

    Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

    Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

    На чье имя пишется объяснительная записка?

    Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

    Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

    Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

    От руки или на компьютере?

    Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

    Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

    Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

    Реквизиты объяснительной записки

    Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

    Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

    Читать еще:  Как зарегистрировать ООО самостоятельно
  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector