Как списать трудовые книжки выданные работникам
Novie-adresa.ru

Строительный портал

Как списать трудовые книжки выданные работникам

Акт на списание трудовых книжек

Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

По каким причинам могут списать трудовые книжки

Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

  • Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

  1. Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
  2. Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

Порядок списания

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как составить акт на списание трудовых книжек

Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.

Структура документа такова:

  1. В правом верхнем углу пишется слово «Утверждаю» и указываются данные о руководителе (должность, ФИО) и наименование компании.
  2. Затем пишут название документа: акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек.
  3. Указывают город, где проходила процедура, и дату подписания акта.

  • Затем начинается текст. Здесь перечисляют должности, ФИО членов комиссии.
  • Далее указывают период, в который были испорчены бланки трудовых, номера и общее количество этих бланков. Обязательно пишут причины, по которым эти документы были испорчены.
  • Указывают, что описанные бланки были уничтожены, например, путем сожжения или измельчения с помощью шредера.
  • Затем члены комиссии ставят свои подписи с расшифровками.

    К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

    Как уничтожают документы

    Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

    Как исправить ошибку в акте

    Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

    • зачеркнуть ошибку аккуратно;
    • сверху надписать верный вариант;
    • рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
    • расписываются члены комиссии.

    В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

    Учет трудовых книжек

    Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО “BKR-Интерком-Аудит”

    С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

    а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

    Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

    В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

    15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк – 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

    В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

    Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

    Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

    В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

    Воспользуемся условиями примера 1.

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

    Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

    В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

    – при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

    – в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

    Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

    Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

    Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

    При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

    В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

    Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС – 11 рублей). Общая стоимость бланков – 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

    В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

    К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».

    В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

    Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек

    Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним. На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко. Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.

    Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности

    Документ о профессиональной деятельности необходимо подвергнуть списанию в следующих случаях.

    Если образец документа уже устарел

    В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности. Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого. Процедура долгая, но все-таки она необходима.

    Если документ испорчен

    Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.

    • Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
    • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
    • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

    Если документ перестал быть востребованным

    В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

    Как списать трудовые книжки правильно

    • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
    • Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
    • Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
    1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы>
    2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание>
    • Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
    1. наименование предприятия>
    2. наименование документа>
    3. дату составления акта>
    4. содержание операции по списанию трудовых книжек>
    5. количество списанных трудовых книжек>
    6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки>
    7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки>
    8. дату списания>
    9. серию и номер трудовой книжки>
    10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание>
    11. подписи лиц, отвечающих за списание>
    12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии>
    13. подписи членов ликвидационной комиссии>

    Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.

    К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.

    • К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
    • Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
    • Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.

    Дальнейшие действия с документами

    Трудовые книжки уничтожаются либо на территории предприятия, если такое возможно, либо этим занимается специальная служба. За такую работу придется заплатить. В любом случае при процессе уничтожения должны присутствовать лица, ответственные за ликвидацию трудовых книжек. Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки.

    После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

    Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

    Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

    Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

    Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

    Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.

    Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки

    По законодательству Российской Федерации ни одна организация не имеет права вести трудовой учёт сотрудников без учёта трудовых книжек. В статье расскажем про учет трудовых книжек в бухгалтерском учете + проводки, рассмотрим документы, необходимые для учёта и правила их ведения, изучим ответственности за нарушения.

    Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?

    Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка. По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:

    Причина отсутствия трудовой книжки Действия работодателя
    Работник заключает трудовой договор впервые Работодатель оформляет трудовую книжку
    Трудовая книжка утрачена:

    • утрата;
    • повреждение;
    • иные причины.
    По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

    Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку?».

    Варианты учёта трудовых книжек

    Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.

    После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.

    В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

    • операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
    • взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
    ★ Сборник-справочник всех кадровых документов
    (бланки и документы в формате word)
    куплено > 1200 книг

    Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

    ★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”
    (более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
    куплено > 2000 практических курсов
    ★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек

    Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:

    Дебет Кредит Пояснение
    006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
    91 60 Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов
    19 60 Отражён НДС
    006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
    73 91 Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки
    91 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
    50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

    Трудовые книжки приняты в качестве активов:

    Дебет Кредит Пояснение
    10(41) 60 Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов
    19 60 Отражён НДС
    006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
    91(90) 10(41) Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов
    91(90) 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
    006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
    73 91(90) Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах
    50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

    Документы, используемые для учёта трудовых книжек

    В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:

    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».

    Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

    Требования, предъявляемые к ведению документов, используемых для учёта трудовых книжек

    Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:

    Наименование книги Особенности ведения
    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Книга ведётся бухгалтерией организации.

    Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.

    Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.

    Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек

    Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):

    Лицо, нарушившее законодательство Размер административного штрафа (руб.)
    Правонарушение выявлено впервые
    Должностное лицо 1 000 – 5 000
    Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 5 000 – 10 000
    Индивидуальный предприниматель 1 000 – 5 000
    Юридическое лицо 30 000 – 50 000
    Правонарушение выявлено повторно
    Должностное лицо 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года
    Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года
    Индивидуальный предприниматель 10 000 – 20 000
    Юридическое лицо 50 000 – 70 000

    В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:

    • штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
    • обязательные работы на срок до 360 часов;
    • исправительные работы на срок до одного года;
    • арест на срок до трех месяцев. Читайте также статью: → «Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек».

    Рубрика “Вопросы и ответы”

    Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?

    Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.

    Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?

    Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.

    Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

    Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

    Где отражают учет трудовых книжек

    • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

    Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

    Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

    Что с печатью?

    В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

    В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

    • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
    • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

    Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

    Бланки трудовых книжек и вкладышей

    Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

    Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

    Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

    1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
    2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

    В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

    Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

    Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

    Бухгалтерский учет

    Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

    Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

    Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

    Что будет за нарушение правил?

    Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

    За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

    • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
    • на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
    • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
    Читать еще:  Где взять вкладыш в трудовую книжку
  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector